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Diario Indomable: Instrucciones
Mira.
El Diario Indomable combina 2 niveles temporales:
1- La sección semanal
Te ayudará a adoptar una visión más estratégica sobre tu agenda. En vez de moverte frenéticamente de tarea en tarea, enlazando un día con el siguiente, te obligas a mirar más lejos para planificar con más claridad. Es difícil progresar en lo importante si tu única herramienta es una lista de pendientes.
2- La sección diaria
Te ayudará a concentrar tus esfuerzos en las tareas clave de cada jornada. Podrás registrar también el detalle de tus entrenamientos, comidas y métricas de sueño. Como consecuencia mejorarás la gestión de tu tiempo, tu energía y tu atención. Esta combinación de visión estratégica semanal con ejecución de tareas detallada diaria te permitirá alcanzar un nuevo nivel de productividad, además de integrar en un único cuaderno aspectos esenciales en tu vida, desde tu salud hasta tu tiempo.
1- Visión semanal
Cada semana tiene a su vez dos secciones, una inicial de preparación y una final de reflexión y autoevaluación (lo recibirás cada semana todo en un mismo email, y es el que deberás responder si has accedido a la Fianza).
Al inicio de la semana debes definir tus auto-compromisos principales para los próximos días, además de revisar las tareas pendientes y otros compromisos relevantes. Puedes hacer un boceto inicial de tu semana o usarla para ayudarte a priorizar lo más importante.
Cada semana, además, te detallo algunas ideas nuevas para mejorar tu vida, con ejemplos para llevarlas a la práctica. Algunas de estas ideas tienen que ver con gestión del tiempo, otras con gestión de la energía y otras con gestión de la atención. Recuerda que debes considerar las tres para optimizar tu productividad.
Al finalizar cada semana debes reflexionar sobre lo que hiciste bien, pero también sobre lo que puedes mejorar. ¿En qué aspectos avanzaste según lo previsto? ¿Fuiste constante con la dieta y el entrenamiento? ¿Qué distracciones te alejaron de tu planificación?
Piensa en las principales lecciones aprendidas y en las cosas por las que te sientes agradecido. Este proceso constante de planificación y reflexión es fundamental para progresar.
Evalúa tu satisfacción con el tiempo que pudiste dedicar a las actividades de mayor impacto, así como la energía que has sentido estos días y tu nivel de atención.
2- Visión diaria
Cada día tiene dos secciones distintas, una orientada a mejorar tu Energía y otra a gestionar tu Tiempo y Atención. Ambas son esenciales (justo debajo te dejo una plantilla como referencia para descargar).
Energía
Cuando nuestra vida se vuelve especialmente estresante y caótica tendemos a eliminar aquello que más necesitamos: actividad física y horas de sueño. Al recortar estas actividades nuestra vida no solo es más vacía, sino también menos productiva. Estos emails serán tu recordatorio semanal para evitar que desatiendas lo esencial.
Registra las píldoras de ejercicio físico que realizas y el número de repeticiones que logras hacer en cada uno de las series (cuando aplique). Anota también otras actividades físicas y el número de pasos realizados durante el día.
Anota a qué hora te levantas y te acuestas cada día, así como la calidad del sueño.
Registra todo lo que comes. Al ser más consciente de tu alimentación tomarás mejores decisiones.
Tiempo y Atención
Define un máximo de tres tareas prioritarias para el día, alineadas con los objetivos que te marcaste para la semana (si tienes poco tiempo, céntrate en una).
Recuerda que productividad no es hacer más, sino hacer lo importante.
En la sección «notas, ideas, pendientes» apunta las actividades secundarias o simplemente las ideas o los pendientes que surjan durante el día. Volcar todo esto por escrito libera tu mente y evita distracciones.
A continuación te dejo una plantilla descargable para que tengas como referencia, pero puedes adaptártela a tu gusto y pasarla a la app «Notas» de tu móvil o en una libreta. Lo importante es planificar, registrar y reflexionar. Da igual cómo.
La mayor parte de esta sección se dedica a la planificación diaria, usando mi estrategia favorita para la gestión del tiempo: bloques de tiempo.
Bloques de Tiempo
El objetivo de los bloques de tiempo es organizar tu día alrededor de tus prioridades. Si no planificas tu vida otros lo harán por ti.
La mayoría de personas se limitan a gestionar una lista de tareas, borrándolas a medida que se completan. La lista de tareas es una herramienta adicional, pero no debe ser la principal. Es una estrategia reactiva, que no te ayuda a planificar tu día.
Por el contrario, planificar bloques de tiempo te permite darle una dirección clara a la jornada, y la claridad magnifica la productividad. Al anticipar lo que harás en cada momento reduces la procrastinación y la distracción.
El objetivo es dedicar toda tu atención a una actividad única en cada momento, asignándole su bloque de tiempo concreto. Si te surgen ideas o recuerdas tareas pendientes durante un bloque de tiempo anótalas en la sección superior y continúa trabajando.
Con la práctica podrás ir definiendo distintos tipos de bloques. En mi caso uso estos tres:
- Bloques para una tarea única que requiera concentración, directamente ligada a la consecución de alguno de los objetivos semanales.
- Bloques para pequeñas tareas recurrentes (como revisar el correo o las redes sociales) que varían poco de un día otro.
- Bloques dedicados a tareas administrativas o a gestionar temas pendientes que no requieran mucha atención.
Al distinguir distintos tipos de tareas podrás planificar aquellas que requieran más esfuerzo mental en tus momentos de máxima energía natural, un tema en el que profundizaremos más adelante.
¿Por qué son tan efectivos?
- Te dan claridad sobre las siguientes tareas a realizar. Multitud de estudios indican que planificar cuándo trabajarás en algo eleva en gran medida la probabilidad de cumplir el objetivo.
- Reservar un bloque de tiempo para una sola actividad ayuda a concentrar toda tu atención en ella, reduciendo las distracciones.
- Te hacen más consciente de cómo usas tu tiempo, mejorando su gestión.
- Ayudan a marcar límites a tareas no prioritarias. Actividades como revisar el correo o las redes sociales suponen poco esfuerzo mental y las tendemos a alargar. Fijar por adelantado cuando realizarás estas tareas y cuánto tiempo le dedicarás reduce el riesgo de que desplacen a las tareas esenciales.
Nota importante: el objetivo de cada bloque de tiempo no es completar una tarea concreta, sino simplemente avanzar en ella, prestándole toda tu atención. Según la complejidad y tamaño de cada tarea requerirá más o menos bloques de tiempo.
¿Y si no tengo control sobre mi agenda?
La planificación por bloques es crucial para aquellos que tienen más libertad sobre su tiempo. Pero incluso si tienes un trabajo muy reactivo, donde otros definen tu agenda, podrás definir bloques de tiempo para tus tareas antes o después del trabajo.
Aunque gran parte de tu jornada sea controlada por fuerzas externas, planificar aquello que está en tu poder te dará mayor sensación de control, mejorando de paso tu vida y tus resultados.
Replanifica cuando sea necesario.
El plan define tu dirección inicial, pero deberás ir ajustándolo a la realidad. La planificación no es un evento, sino un proceso. El objetivo no es apegarse por tanto a una planificación concreta a cualquier precio, sino mantener en todo momento cierto control sobre lo que decides hacer a continuación.
A medida que avanza la jornada serás consciente de que algunas de tus estimaciones no fueron adecuadas.
Quizá subestimaste el tiempo que te llevaría cierta tarea o, por el contrario, la completaste antes de tiempo. Con frecuencia surgirán imprevistos o urgencias, que te obligarán a alterar tu agenda. Esto es normal y no debe causarte frustración. Debes simplemente ajustar la planificación.
Cuando cambia tu plan de manera relevante utiliza la columna siguiente para reflejar la nueva realidad.
El plan final será distinto al original, pero lograrás mucho más que si empiezas cada día sin ninguna planificación.
Además, este proceso de re-planificación te ayudará a refinar tus estimaciones y a reservar espacios para las interrupciones más frecuentes. Gracias a este proceso tus planes serán cada vez más precisos y efectivos.
¿Debo planificar el ocio o el entrenamiento?
Depende. Si son hábitos que ya tienes instaurados seguramente no será necesario. Si, por el contrario, estas actividades esenciales tienden a ser desplazadas por otras, planifícalas. Revisar el correo del trabajo cuando deberías estar entrenando o cenando con tu pareja es una distracción, aunque parezca una actividad productiva.
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